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Recht

Wie sich die DSGVO-Novelle von 2026 auf die Budgetplanung von Bildungseinrichtungen auswirkt

Die DSGVO wird angepasst, und mit ihr steigen die Anforderungen an Datenschutzbeauftragte in Bildungseinrichtungen.

Verwaltungsmitarbeiter prüft neue DSGVO-Unterlagen
Tomcuardemgiettiolme Redaktion 5. März 2026

Die geplante Novelle der Datenschutz-Grundverordnung bringt neue Pflichten für Bildungseinrichtungen. Wir analysieren, welche Kosten auf Schulen und Hochschulen zukommen und wie sich das Budget darauf vorbereiten lässt.

Hauptamtliche Besetzung wird nötig

Neue Pflichten für Datenschutzbeauftragte

Die Novelle sieht vor, dass Datenschutzbeauftragte in öffentlichen Einrichtungen künftig umfassendere Berichtspflichten haben. Das bedeutet mehr Dokumentation, häufigere Meldungen an die Leitungsebene und detailliertere Nachweise über durchgeführte Schulungen. Für Bildungseinrichtungen, die ihre Datenschutzbeauftragten oft nebenamtlich besetzen, ist das eine erhebliche Mehrbelastung. Wir rechnen damit, dass viele Einrichtungen gezwungen sein werden, die Stelle hauptamtlich zu besetzen oder zumindest die Stundenzahl deutlich zu erhöhen. Die Kosten dafür belaufen sich je nach Region auf vierzig- bis achtzigtausend Euro jährlich für eine halbe Stelle. Hinzu kommen Schulungskosten, denn die Novelle fordert spezifische Fortbildungsnachweise, die bisher nicht existierten.

Aufwand für Verzeichnisse verdoppelt sich

Verschärfte Anforderungen an Verarbeitungsverzeichnisse

Die Aktualisierungspflicht für Verarbeitungsverzeichnisse wird von jährlich auf halbjährlich verschärft. Das klingt nach einer kleinen Änderung, hat aber massive Auswirkungen auf den Arbeitsaufwand. In einer durchschnittlichen Schule müssen Dutzende Verarbeitungstätigkeiten erfasst werden, von der Schülerverwaltung über die Notenerfassung bis hin zu digitalen Lernplattformen. Jede halbjährliche Aktualisierung erfordert die Abstimmung mit allen Fachbereichen, die Prüfung auf Rechtsänderungen und die Anpassung der Dokumentation. Wir schätzen, dass sich der Aufwand für diese Pflicht verdoppelt. Für Einrichtungen ohne digitales Verwaltungssystem bedeutet das zusätzliche Personalkosten von zehn bis fünfzehn Stunden pro Halbjahr. Wer hier nicht effizient arbeitet, verliert schnell den Überblick.

Bußgeldobergrenzen steigen an

Höhere Bußgeldrisiken bei Verstößen

Die Novelle hebt die Bußgeldobergrenzen für Behörden und öffentliche Einrichtungen an. Bisher galt für viele Bildungseinrichtungen eine gewisse Schonung, weil die Aufsichtsbehörden bei öffentlichen Trägern zurückhaltender vorgingen. Das ändert sich. Die neuen Vorschriften sehen explizit vor, dass auch öffentliche Einrichtungen mit der vollen Bußgeldandrohung rechnen müssen. Das verschärft das Risikomanagement erheblich. Wir empfehlen deshalb eine Überprüfung der bestehenden Versicherungsabsicherung und eine Neubewertung der Risikopotenziale. Die Kosten für eine solche Überprüfung sind überschaubar, die Kosten eines unvorbereiteten Verstoßes können jedoch existenzbedrohend sein. Budgetmittel für präventive Maßnahmen sind in diesem Kontext eine sinnvolle Investition.

Frühzeitige Planung vermeidet Überraschungen

Praktische Schritte für die Budgetanpassung

Wer das Budget für 2027 plant, sollte die Auswirkungen der Novelle jetzt berücksichtigen. Wir empfehlen vier konkrete Schritte: Erstens, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Datenschutzaufwände, um eine Vergleichsbasis zu schaffen. Zweitens, die Prüfung, welche Pflichten durch die Novelle neu hinzukommen oder verschärft werden. Drittens, die Einholung von Kostenschätzungen für die notwendigen Anpassungen, sei es bei Personal, Software oder Beratung. Viertens, die Einbindung der Datenschutzbeauftragten in den Budgetierungsprozess, damit die Schätzungen auf realistischen Annahmen basieren. Einrichtungen, die diese Schritte frühzeitig umsetzen, vermeiden Überraschungen und können Mittel gezielt dort einsetzen, wo sie den größten Nutzen bringen.

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